收款对账“新智能”

来源: 《中国外汇》金融&贸易2016年第2期 作者:蔡协龙
依托技术进步和银企高效合作,企业收款对账管理将向着愈发系统化、智能化、精细化的方向发展。

在财资管理领域,企业收款对账管理是日常工作中相当重要一环,除了将所收取的账款进行核销对账外,对企业的应收账款进行风险管控和客户信用管理也至关重要,其目的是保证足额、及时收回应收账款,降低或避免信用风险。

自财务精细化核算实践以来,企业若要准确掌握最新的应收账款风险,及时释放新的订单或发货指令,需要财务人员高效匹配并核销销售发票和收款记录。从财务制度上来讲,对账结束才意味着此笔应收账款的终结,所以对账管理的效率直接影响到重要的财务指标“应收账款周转天数”(DSO)。鉴此,依托银行专业系统,切实挖掘对账工作低效的原因并找到对症的解决方案,是企业改善当前境况的重要途径。

收款对账现状“解症”

大型企业财务部门在面对银行对账单和来自销售部门纷繁的销售订单和发票的报表时,需要花大量时间去对账。企业的收款对账现状存在三方面特征:一是账目完美匹配度低。目前,在企业收到的款项中,付款人、发票号码以及付款金额与企业应收账款记录完全匹配的仅占20%左右,而其余80%的收款需要大量人工干预判断来实现。二是对账精确度靠经验。在上述80%需要人工干预判断的收款中,一半以上账目的对账精确度取决于对账人员的历史经验及对该付款客户的了解。在这种情况下,拥有更长收款对账经验的财务人员往往有更高的精确度和可信度。三是人工对账繁琐费时。在对账过程中,企业财务人员经常遇到多收款项或少收款项的情况,此时为了不影响收款对账及后续的信用额度释放,负责收款管理的人员需要进行大量的额外工作,通过多次与市场部、销售部等业务部门沟通,获取差异来源的信息,完成收款对账,并须手工操作保留沟通记录备查。

这样的现状决定了在收款对账过程中,企业财务人员经常遇到多方面的技术性挑战:

第一,信息缺失。大部分ERP系统都会有对账的模块,但该模块必须在信息准确无误且完整可靠的情况下才能发挥作用。一般来说,经由支付系统传输来的银行收款信息,很难保证其准确性和完整性。例如,尽管公司会要求买家将发票或合同信息填入交易附言,保证此信息可以记载于银行对账单,以便对账时使用,但事与愿违,基于买家主观不执行、支付系统附言字符数限制,以及银行对账单所提供的入账信息无法捕捉附言等因素,常会出现信息缺失的问题。

第二,金额差异。银行的入账金额往往会与企业的发票和合同金额有出入,导致这一现象的原因有很多,例如商品折扣、溢付款、不同的付款方式,以及汇款途中银行间收费等不可控因素,这就使得对账系统在实际工作中要面对更高的要求,即系统必须对金额差异有一定的容忍度。

第三,销售款和发票对应关系复杂。某些行业(如电子业),下单和开发票的工作较为频繁,导致收款对应发票“一对多”、“多对多”的情况很常见,这使得实现自动对账的目标变得耗时耗力。

上述财务工作的技术局限性,导致企业不得不投入大量人力进行对账,且此类工作往往依赖对账人员对客户付款习惯的了解,工作的效率常会受到人员流动性的影响。

鉴此,企业亟需提升收款对账效率,且对账管理工作效率的提升,最终都将反映在企业DSO的持续优化上。作为营运资本三大支柱的重要一环,应收账款的高效周转,将释放更多可用于业务发展和营运的资本,同时降低外部融资成本。

银企合力推进智能化管理

作为企业的日常金融服务提供方,银行对企业在应收账款管理方面的问题和实际需求非常了解。切实帮助企业加强收款管理对强化银企关系有很大帮助。

借助自身专业化、有针对性的技术,银行可以为企业提供整体化的收款管理工具,例如某国际化银行S(下称“S银行”)近期推出了类似的系统化平台S2BR (Straight2Bank Receivable management)。 这类工具首先要做到与企业的收款管理流程无缝对接,即发票开具后形成“应收账款→收到款项”,“识别付款人→匹配发票”,“特别款项追踪确认→核销发票”,“过财务账→对账结束”直至应收账款的终结的完整链条,从而实现全流程管理。更有一些银行系统已经可以帮助企业实现收款对账管理的高效化,标准化和智能化(见表1)。

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此外,国际银行还可以引进其他市场的成功经验,凭借对收款管理趋势的分析与把握,在既有收款管理工具功能的基础之上,提供更多增值型管理功能(见表2)。

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随着企业对收款对账管理工作的日益重视及对相应投入的不断增加,同时在银行先进的收款对账产品持续开发、升级的带动下,企业收款对账管理的水平已经被推至一个新的高度。未来,随着科技的发展,企业收款对账管理将向着愈发系统化、智能化、精细化的方向发展,而这样美好愿景的实现,离不开企业及合作银行的共同努力与紧密合作。

作者系渣打银行中国交易银行部现金管理、人民币产品及客户渠道管理执行总监

 

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A公司是一家知名的机械制造五百强企业,负责向境内外超过1500家买方销售货物。在使用S银行的S2BR系统之前,A公司财务人员处理应收账款对账管理的路径为:

首先,出纳每天手工从S银行的电子银行上下载账户明细,并从账户明细中手工筛选出收款记录;其次,负责应收账款管理的财务人员从企业ERP系统中下载未清偿的应收账款记录,比照收款记录,根据常用对账经验及人工判断,寻找相对应的未清偿发票;最后,应收账款会计根据财务人员提供的收款发票匹配表,手工进入ERP系统进行应收账款会计核销。

基于庞大的客户群体,这样的对账管理流程使得A公司收款对账管理工作不得不耗费大量的时间和人力成本,且始终无法将常用对账规则标准化处理。这已成为A公司司库和共享服务中心的两个痛点,希望可以寻求系统性的解决方案。在了解到A公司的收款对账管理痛点之后,S银行结合S2BR的现有功能,同时借助主机直连,帮助该公司重构了收款对账管理的路径(见图1)。

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A公司将常用对账规则归纳整理,通过S银行的帮助一次性将现有对账规则设置进S2BR系统,并在A公司有新增对账规则时进行补充设置。该系统的工作机制可简要概括如下:

第一,每个营业日开始后,S银行通过主机直连,从A公司ERP系统中抓取截至上一营业日的未清偿应收账款,送至S2BR系统;同时,在每月第一个营业日,S银行从A公司的ERP系统中抓取最新的买方信息,送至S2BR系统,用于提升收款信息的完整性和对账结果的准确性。

第二,在日常运营中,S2BR系统会定时从S银行的核心账户系统里抓取属于A公司指定账户的收款记录,并根据预设的对账规则,自动将收款记录与未清偿应收账款进行匹配比对,生成对账结果报告。下一营业日开始后,S2BR系统将上一营业日的对账结果报告通过主机直连发回A公司ERP系统,系统在收到该对账结果报告后,会根据A公司ERP预设逻辑帮助A公司实现系统自动清偿及会计分录处理

在使用S2BR进行收款对账管理数月后,A公司相关负责人认为,这一收款管理方案帮助A公司实现了对账规则的标准化,降低了人工判断的风险;同时,收款对账管理的系统化运作帮助A公司提升了收款管理的效率,使得公司可以安排更多的人力、物力投入到包括信用管理在内的其他收款管理环节。

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